Je bent gestart als ZZP’er en de eerste opdrachten komen binnen. Leuk natuurlijk, maar ondertussen moet je ook je administratie regelen. Voor veel starters is dat niet het onderdeel waar ze het meest naar uitkijken. Toch bespaar je jezelf een hoop uitzoekwerk en stress als je vanaf het begin een duidelijk systeem gebruikt.
Een goede administratie hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het belangrijkste is dat je weet wat je moet bewaren, waar je alles terugvindt en hoeveel geld er binnenkomt en uitgaat.
Waarom is een goede administratie belangrijk?
Als ondernemer ben je verplicht om een administratie bij te houden. Maar je doet het niet alleen voor de Belastingdienst. Je administratie laat ook zien hoe je bedrijf ervoor staat. Zo weet je welke facturen nog niet betaald zijn, hoeveel kosten je maakt en welk bedrag je apart moet houden voor belastingen.
Ben je nog bezig met de eerste stappen van je onderneming? Bekijk dan ook onze checklist voor het starten als ZZP’er. Daarin vind je ook andere zaken die je bij de start moet regelen.
Wat moet je als ZZP’er bijhouden?
Je administratie bestaat uit meer dan alleen je verzonden facturen. Bewaar ook facturen en bonnetjes van zakelijke aankopen, bankafschriften, offertes, contracten en andere afspraken met klanten of leveranciers. Zorg daarnaast dat je een duidelijk overzicht hebt van je inkomsten, uitgaven en openstaande betalingen.
In sommige situaties is het ook belangrijk om je gewerkte uren of zakelijke ritten bij te houden. Dit hangt af van jouw situatie en de belastingregels waarvan je gebruik wilt maken. Door dit direct goed vast te leggen, voorkom je dat je aan het einde van het jaar alles uit je agenda en bankrekening moet terugzoeken.
Hoe lang moet je jouw administratie bewaren?
De basisgegevens van je administratie moet je normaal gesproken zeven jaar bewaren. Denk hierbij aan je verkoopadministratie, inkoopadministratie, debiteuren, crediteuren en het grootboek. Voor gegevens die te maken hebben met onroerende zaken geldt een bewaartermijn van tien jaar.
Digitale facturen moet je ook digitaal bewaren. Alleen een digitale factuur uitprinten en daarna verwijderen is dus niet voldoende. Zorg daarom voor een vaste plek waar je documenten veilig worden opgeslagen en regelmatig een back up van wordt gemaakt.
Zelf boekhouden of een boekhouder inschakelen?
Veel ZZP’ers beginnen met een eenvoudig boekhoudprogramma. Daarmee kun je facturen maken, bonnetjes opslaan, betalingen verwerken en een overzicht voor je btw aangifte maken. Zeker bij een overzichtelijke administratie kun je veel zelf doen.
Wordt je administratie ingewikkelder, werk je internationaal of twijfel je regelmatig of je iets goed verwerkt? Dan kan een boekhouder je veel tijd en onzekerheid besparen. Je kunt er ook voor kiezen om zelf de dagelijkse administratie te doen en alleen je aangiftes en jaarafsluiting te laten controleren.
Welke aanpak je ook kiest, wacht niet tot het einde van het kwartaal met alles bijwerken. Plan bijvoorbeeld iedere week een vast moment om facturen te versturen, bonnetjes toe te voegen en betalingen te controleren. Een kwartiertje per week is een stuk fijner dan een hele avond zoeken naar verdwenen bonnetjes.
Houd zakelijk en privé zoveel mogelijk apart
Een aparte zakelijke rekening is voor een eenmanszaak niet altijd verplicht, maar maakt je administratie wel een stuk overzichtelijker. Je ziet direct welke betalingen bij je onderneming horen en hoeft niet steeds privéaankopen uit je overzicht te filteren.
Maak daarnaast een aparte spaarrekening waarop je geld reserveert voor de btw en inkomstenbelasting. Het bedrag op je zakelijke rekening is namelijk niet automatisch het bedrag dat je vrij kunt uitgeven.
Zorg dat de rest van je onderneming ook goed staat
Een administratie opzetten is een belangrijk onderdeel van je start, maar er komt natuurlijk meer bij kijken. Je hebt bijvoorbeeld een passende bedrijfsnaam nodig en een professionele manier om jezelf aan potentiële klanten te presenteren.
Met een eigen website en zakelijk e-mailadres laat je zien dat je jouw onderneming serieus neemt. Bij Startpunt ZZP regelen we een complete website voor ZZP’ers, inclusief hosting, domeinnaam en zakelijke mail. Bekijk onze websitepakketten en tarieven om te zien welke oplossing bij jouw onderneming past.
Conclusie
Je ZZP administratie opzetten hoeft niet moeilijk te zijn. Kies een systeem dat bij je past, bewaar alle belangrijke documenten en werk je administratie regelmatig bij. Daarmee houd je overzicht en voorkom je dat je vlak voor een aangifte nog alles bij elkaar moet zoeken.
Begin vooral niet te uitgebreid. Een eenvoudig systeem dat je iedere week gebruikt, werkt uiteindelijk beter dan een perfect systeem waar je nooit naar omkijkt.
